وبلاگ وبلاگ

این یک واقعیت است که پروژه‌های پیچیده باعث می‌شوند تیم‌ها نتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند. ممکن است شما یک طرح فوق‌العاده با یک چشم‌انداز درست و یک تیم عالی برای پیشبرد آن را در اختیار داشته باشید. اما اگر در انجام وظایف و مسئولیت‌ها کاملا مناسب و واضح نباشد، سردرگمی، بی‌نظمی و حتی بی‌انگیزگی در تیم پروژه شما ایجاد خواهد شد. با استفاده درست از ماتریس RACI به راحتی می‌توان این موانع را از سر راه برداشت. در ادامه با ماتریس RACI اشنا خواهیم شد.

ماتریس RACI چیست؟

ماتریس RACI ابزاری ساده و مؤثر برای تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های پروژه، ارائه نموداری جامع از افرادی است که مسئول، پاسخگو، مشاوره و مطلع در هر مرحله از راه هستند. ماتریس RACI یک نمودار تخصیص نقش و مسئولیت پروژه است که هر کار، نقطه عطف یا تصمیم کلیدی را برای تخصیص نقش‌های تیم در چهار دسته نشان می‌دهد: مسئولیت‌پذیر، پاسخگو، مشورت‌شده و مطلع. این دسته بندی ها نشان می دهد که آیا یکی از اعضای تیم مسئول یک اقدام عملی است، در قبال آن پاسخگو است، باید در مورد آن مشورت شود یا صرفاً از اقدام، نقطه عطف یا تصمیم مطلع شود. مخفف RACI مخفف چهار نقشی است که ذینفعان ممکن است در هر نقطه از پروژه ایفا کنند.

نقش های ماتریس RACI

• مسئول:(Responsible) اینها افرادی هستند که واقعا کار رو انجام میدن. اونها آستین هاشون رو بالا می زنن، دست به کار میشن و کارها رو انجام میدن.
• پاسخگو :(Accountable) این فرد تصمیم گیرنده نهایی است و مطمئن میشه که کار به درستی انجام شده. اگه چیزی اشتباه پیش بره، باید به این فرد مراجعه کنید. معمولاً برای هر وظیفه فقط یک فرد پاسخگو وجود داره تا از گیجی جلوگیری بشه.
• مشاور :(Consulted) اینها متخصصین هستند، افرادی که دانش و تجربه لازم رو دارن که شما باید ازشون استفاده کنید. شما باید باهاشون مشورت کنید تا نظرات و بازخوردشون رو بگیرید.
• مطلع :(Informed) اینها افرادی هستند که باید در جریان قرار بگیرند. ممکنه مستقیماً درگیر کار نباشند، اما باید بدونن چه خبره. این افراد وارد جزئیات نمیشن، ولی باید از نتایج و بروزرسانی‌ها مطلع بشوند.

نحوه ایجاد ماتریس RACI

فرآیند ساده برای ایجاد یک مدل RACI شامل شش مرحله زیر است:

1. تمام وظایف مربوط به تحویل پروژه را شناسایی کنید و آنها را در سمت چپ نمودار به ترتیب تکمیل فهرست کنید. برای پروژه‌های فناوری اطلاعات، این موضوع به‌طور مؤثر با ترکیب مراحل PLC و محصولات قابل تحویل برطرف می‌شود. (این در مثال زیر نشان داده شده است.)
2. همه ذینفعان پروژه را شناسایی کنید و آنها را در بالای نمودار فهرست کنید.
3. سلول های مدل را تکمیل کنید و مشخص کنید چه کسی مسئولیت، پاسخگویی و چه کسی برای هر کار مورد مشورت و اطلاع قرار خواهد گرفت.
4. اطمینان حاصل کنید که هر کار حداقل یک ذینفع مسئول آن را دارد.
5. هیچ وظیفه ای نباید بیش از یک ذینفع پاسخگو داشته باشد. هر گونه درگیری را که در آن بیش از یک کار خاص وجود دارد، حل کنید.
6. در شروع پروژه مدل RACI را با ذینفعان خود به اشتراک بگذارید، بحث کنید و موافقت کنید. این شامل حل هر گونه تعارض یا ابهام است.

استفاد از ماتریس RACI چگونه است؟

برای اهداف ساده‌سازی، فرض کنید پروژه شما می‌تواند به چهار وظیفه مجزا تقسیم شود که توسط تیمی از توسعه‌دهندگان اپلیکیشن، همراه با مدیر پروژه حامی، مدیر پروژه، تحلیلگر تجاری و معمار فنی انجام می‌شود.

مرحله 1 فرآیند شامل ترسیم نقشه پروژه به عنوان یک کل است. برای این کار، مدیر پروژه هم پاسخگو و هم مسئول کار در دست است. برای تعیین محدوده و محصولات تحویلی پروژه، مدیر پروژه با حامی اجرایی پروژه و با تحلیلگر تجاری در مورد فرآیندی که قرار است به عنوان بخشی از پروژه بازنگری شود، مشورت می کند. معمار فنی و توسعه دهندگان برنامه متعاقباً از طرح پروژه مطلع می شوند.

در مرحله 2، تحلیلگر کسب‌وکار باید عمیق‌تر به فرآیند بپردازد تا به ترسیم هر جنبه از فرآیند کسب‌وکار که باید بازنگری شود کمک کند. بنابراین، تحلیلگر کسب و کار مسئول این کار است و مجری پروژه مسئول امضای این کار است. برای درک بهتر زیربنای فنی فرآیند فعلی، تحلیلگر تجاری با معمار فنی مشورت خواهد کرد. سپس مدیر پروژه و توسعه دهندگان برنامه از نتایج حاصل از این بخش از پروژه مطلع خواهند شد.

در اینجا یک تصویر از یک مدل RACI ساده شده برای این پروژه مثال است که این دو مرحله اول را در نظر می گیرد:

وظایف سوم و چهارم بعدی شامل شکل دادن به فرآیند جدید، دوباره با تحلیلگر کسب و کار مسئول این کار، و نقش های دیگر در تیم که همان مسئولیت های خود را در زمانی که فرآیند قدیمی در مرحله 2 تجزیه و تحلیل می شد، دنبال می کنند. مرحله 4 معمار فنی را می بیند. در دست گرفتن، ابداع یک معماری جدید که از فرآیند جدید پشتیبانی می‌کند، توسط حامی اجرایی امضا شده و توسط مدیر پروژه که محدوده و محصولات قابل تحویل را در مرحله 1 طراحی کرده است، پاسخگو می‌باشد.

چگونه یک قالب ماتریس RACI داشته باشیم؟

برای کسانی که به دنبال شروع کار با مدل RACI هستند، الگوها به صورت رایگان در وب در دسترس هستند. اینها معمولاً برای Microsoft Excel یا Google Sheets تنظیم می شوند، اما می توانند برای نرم افزارهای تخصصی تر نیز در دسترس باشند. در اینجا چندین احتمال محبوب وجود دارد:

نویسنده: کیمیا صادقی